Baifang cảnh báo doanh nghiệp: Đừng xây lại mọi quy trình bằng AI

Nếu hai năm qua của sự hào hứng với AI doanh nghiệp cần một khẩu hiệu, “làm lại mọi thứ bằng AI” sẽ là ứng viên sáng giá. Dịch vụ khách hàng, tiếp thị, R&D, tài chính, nhân sự và mua sắm đều được đóng gói lại thành quy trình AI, với những biểu mẫu từng do người điền nay được tạo ra, tài liệu từng do nhân viên đọc nay được mô hình quét, và nút từng do tay bấm nay được tác nhân kích hoạt.

Baifang, một công ty Trung Quốc bán phần mềm doanh nghiệp cho công việc tài chính và thuế, cho rằng cách đặt vấn đề đó là sai lầm lớn nhất của doanh nghiệp. Trong một lập luận được chia sẻ rộng rãi, công ty nói rằng giá trị của AI trong doanh nghiệp không đồng đều: một số bước hưởng lợi rất lớn từ tự động hóa, trong khi những bước khác vốn đã hiệu quả lại trở nên chậm hơn, tốn kém hơn hoặc khó kiểm toán hơn khi đưa mô hình vào.

Ví dụ của công ty là xử lý hóa đơn và chi phí, loại công việc back-office mà các doanh nghiệp Trung Quốc xử lý với khối lượng khổng lồ. Mô hình có thể đọc biên lai quét, đối chiếu với đơn đặt hàng và gắn cờ sai lệch nhanh hơn nhiều so với nhân viên. Nhưng khi cùng mô hình đó được yêu cầu thiết kế lại một chuỗi phê duyệt vốn đã hoạt động tốt, kết quả thường là quy trình dài hơn, nhiều ngoại lệ hơn và một lớp rà soát mới mà không ai dự trù ngân sách.

Sự phân biệt đó quan trọng vì các doanh nghiệp Trung Quốc đang chịu áp lực phải chứng minh lợi tức từ chi tiêu AI. Lời khuyên của Baifang là bắt đầu với những tác vụ khối lượng lớn, nhiều quy tắc và dễ đo lường, như nhận dạng tài liệu, nhập dữ liệu và đối chiếu, rồi chỉ mở rộng ở nơi xuất hiện rõ ràng việc giảm chi phí hoặc sai sót.

Công ty cũng chỉ ra một vấn đề cấu trúc: nhiều dự án AI được bán như những cuộc đại tu nền tảng. Nhà cung cấp hứa xây lại toàn bộ hệ thống, khiến việc mua sắm chậm và tích hợp rủi ro. Cách tiếp cận hẹp hơn, thêm AI vào một vài bước trong hệ thống hiện có, kém hào nhoáng hơn nhưng dễ biện minh và dễ thu hồi nếu thất bại.

Đây là mô thức quen thuộc trong phần mềm doanh nghiệp trên toàn thế giới. Các dự án đám mây thời kỳ đầu thường thất bại khi doanh nghiệp nâng lên và chuyển toàn bộ ứng dụng cùng lúc, và thành công khi họ chuyển những khối lượng công việc hưởng lợi nhiều nhất. AI doanh nghiệp dường như đang đi theo cùng đường cong, từ những lời chào hàng chuyển đổi lớn sang các công cụ có mục tiêu với kết quả đo lường được.

Với Baifang, lập luận này cũng là một nước đi định vị. Là nhà cung cấp phần mềm tài chính và thuế, công ty muốn khách hàng coi AI là một tính năng trong quy trình họ đã tin dùng, chứ không phải lý do để thay thế các hệ thống đó. Thông điệp của công ty gửi người mua là hãy hỏi mô hình thực sự thay đổi điều gì ở từng bước, và giữ câu trả lời đủ hẹp để kiểm chứng.

Điều cần theo dõi là liệu người mua doanh nghiệp có tưởng thưởng cho sự kỷ luật đó. Nếu nhiều doanh nghiệp Trung Quốc bắt đầu công bố ngân sách AI gắn với các chỉ số back-office cụ thể thay vì các chương trình chuyển đổi rộng lớn, kỷ nguyên “làm lại mọi thứ” có thể kết thúc lặng lẽ, từng hóa đơn một.